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ファックスは基本的に急ぐときのものなので、手紙の形式はとらなくてもOKです。
手紙のように「拝啓」「敬具」などの形式をとらなくてもかまいません。
しかし手紙ではなく手間を省いてファックスで連絡するということを考えて、
など、言葉を加えるようにします。
・個人宅へ送る場合
個人宅では、ファックスと電話で同じ回線を使っているところがほとんどです。
相手が受話器を取ったときにいきなりファックスの送信音が鳴るのは失礼なので、送る際は事前に連絡をしておいた方がいいと思います。
枚数の多いファックスは送信時間がかかるうえに、相手の紙を大量に使うことになるので、送信枚数を伝えたうえで了解をとっておくようにします。
10枚を超えるようなら、郵送などの別の手段をとったほうがいいかと思います。
送信する時間帯も、電話と同じように、早朝や深夜などは避けるようにしてください。
・会社へ送る場合
会社あてのファックスは、受け取る相手だけでなく、多くの人の目にふれる可能性があります。
送信票や内容に関しては、誰の目にふれても大丈夫なように注意して書き、送るようにします。
会社という公の場に送るので、受け取る側の立場をよく配慮することも大切です。
あて名や内容などを分かりやすくするためにも、送信状をつけるのが基本です。
ファックスの件名を明記したり、「ご連絡ください」や「ご確認ください」など、相手の対応を促すコメントを入れたりするのもポイントです。
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【送信状の例】
送信状は、会社手に送る場合は不可欠です。
送信枚数などをきちんと明記しておくと、途中で用紙切れになったり、相手が紛失したりといったときでも、確認の手がかりにもなります。
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個人宅へ送るときは、相手の紙を使うことになるので、送信状はつけずに内容もなるべく簡潔にまとめて枚数を少なくした方がいいと思います。
・模様入りの紙などは、ファックスには不向きです。
またカラーペンや鉛筆などで書くのは、薄くて読みにくい場合もあるので避けます。
・会社に個人あてのファックスを送るときは、他の人の目にふれる可能性も考えて、私的な内容は書かないようにします。
・枚数の多いファックスを送るときは、相手先への送信ミスを防ぐためにも、通し番号を入れるようにします。
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