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初回の打ち合わせでは、今後の連絡手段の確認をしておくことが大切です。
メールは手紙よりもスピーディーで、FAXのように人目に触れる心配もなく、電話のように相手の邪魔をしないという点では、非常にビジネス向きです。
でも「失礼にあたるのではないか？」と気になる人もいらっしゃるかと思います。
何を失礼に感じるかは人それぞれなので、初めて会った人には都合のいい連絡手段を確認しておくと安心です。
| 「ご連絡はどうしましょうか？メールがよろしいですか、お電話にしましょうか」 |
などと聞いておくとバッチリです。
また、急いでやらないといけない仕事なのに、肩書きの偉い方だからと手紙で用件を伝えていたのでは、相手をイライラさせてしまうかもしれません。
それよりも、
| 「本来ならばお伺いすべきところ、メールにて失礼いたします」 |
などのひと言を添えて、なるべく早く伝えた方が相手はよっぽど助かると思います。
丁寧だ、失礼だと堅苦しく考えるよりも、相手の都合に合わせたほうが断然いいですよね。
FAXを贈ったら、それで任務完了だと思っていませんか？
もしかしたら番号違いで相手に届いていないかもしれませんし、大量に送った場合先方が用紙切れになっている可能性もあるかもしれません。
事前に「○○枚お送りいたします」と電話を入れるか、もしくは送ってから「お送りしました」とひと言連絡をいれるようにすると安心です。
相手が不在の場合も、同じ部署の方に伝言すればＯＫです。
送信状も一緒に送ることを忘れないようにします。
 送信状についてはコチラで確認してください。 |
メールの場合容量の大きいファイルを添付すると、うまく送信できなかったり、受信に時間がかかったりしますので、圧縮ソフトを使う気遣いも忘れないようにしてください。
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