電話のかけ方と受け方

電話のかけ方と受け方のポイント解説
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電話で話すときは、自分の表情や態度、動作が相手に見えないだけに、意思を十分に伝えられるかどうかは、言葉づかいと声の調子にかかってきます。
電話をかけるときも、受けるときも、感じのよい明るい声で、はきはきと話したいですね。

電話のかけ方

・かける前に話すことを整理しよう。
メモをしてから話すようにすると、いい忘れと言った失敗がなくなります。
電話をかけた目的は何か、明確に相手に伝えられるようにしたいですね。
メモの基本は5W1Hです。
Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)

かける時間帯に注意

急ぎの用件でないかぎり、早朝や深夜、食事時間帯は避けます。
もしこれらの時間帯にかけなければならないときは、ひと言断りを述べて相手の状況を尋ねます。
「お忙しいところ、恐れ入ります。いまお話してもよろしいでしょうか?」
「朝早くから申し訳ありません」
「夜遅くに申し訳ありません」
「長引きそうですが、お時間はよろしいですか?」

電話の切り方

かけたほうが先に切るのが原則ですが、相手が目上の場合は、自分がかけたときでも相手が切手から受話器を置きます。
フックを指で押して、静かに受話器を置きます。

電話の受け方

「もしもし」とは言わない

「もしもし」は呼びかけの言葉で「申す申す」が語源です。
なので受ける側は使わないものです。
受話器をとったら「○○でございます」とはっきり名乗ります。

メモと筆記用具

かならず電話のそばに置いておきます。
相手を待たせることはできるだけ避けましょう。

受話器は静かに

電話はかけたほうから切るのが原則ですが、相手が目上なら先に切ってもらいます。
お互いに先に切ることを譲り合っている場合は、あいさつしてから2秒後ぐらいに受話器を静かに置けば、失礼ではありません。

こんなときは

相手が名乗らないとき → 「失礼ですがどちらさまですか?」
かかってきた電話のついでに、自分の用件を話したいとき → 「いただいたお電話で恐縮ですが」
電話の声が小さくて聞こえにくいとき → 「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようですが」
間違い電話がかかってきたとき → 「何番へおかけですか?」
相手を待たせるようなとき → 「すぐこちらからかけ直しします」


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