伝言の聞き方
- 間違いのないように聞き終わったら復唱して確認する。
- 固有名詞や数字などを間違わないようにする。
ここを適当に伝えてしまうと大きなミスにつながる場合もあります、分かりにくい場合は必ず再確認するようにしましょう。 - メモに残すときは用件はもちろん、誰からの電話か、誰宛か、何時に受けたか、誰が受けたか、などを分かりやすく書いておく。
「聞き取れなかった」で済ませない
伝言は相手が言ったことの要点をメモしなければいけません。
そのため間違いがあってはいけないので、必ず聞き終わったら復唱して相手に確認するようにします。
話の内容がわかりにくければ、「もう一度整理させていただきます・・・」と繰り返して聞きます。
用件に集中して相手の名前を聞き逃してしまった（聞いてはいるが自信がない）場合は最後に
「大変失礼ですが、もう一度お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか？」
と再度聞くことも重要です。
伝言のメモで気をつけること
伝言をメモにする際に忘れてはいけないことは、
・誰宛なのか
・何時に受けたのか
・誰が受けたのか
・相手の会社名と名前
・こちらから電話するのか、相手からまたかかってくるのか
を分かりやすく箇条書きにします。
相手の名前やその他の固有名詞をいい加減な当て字で書かずに、漢字がわからなければカナで書くようにします。
時間や数量なども間違って書くことのないようにしましょう。
