オフィスにかかってくる電話は様々で、電話では相手の顔が見えないため、相手の態度や表情などから情報を読み取ることができません。
声だけが頼りになるので、聞き違いや思い込みによる間違いなどが起こりやすいので注意が必要です。
電話対応で気をつけたい5つのこと
第一声が会社の印象を決める
明るく、さわやかに、相手が目の前にいるような気持ちで話す。
電話が鳴ったらすぐに出る
基本は相手を待たせないことです。
遅くても呼び出し音が３回鳴る前までに受話器を取ります。
メモをとる
電話を受けるときはかならずメモをよるようにします。
聞き間違いや勘違いを防ぐためにも、復唱しながらメモをとりましょう。
最後にもう一度復唱し、メモの内容があっているかどうかを確認します。
用件を確認する
相手の名前、問い合わせや取次ぎなどの内容を復唱し確認します。
特に相手の名前は正確に聞き取るようにします。
敬語を正しく使う
尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使い分けましょう。
ビジネスで使う敬語はある程度決まっているので、適切に使えるように日ごろから心がけておきます。
電話でよく出てくる「言い換え」パターンを丸暗記
・ちょっとお待ちください。
＝「少々お待ちください」
・席にいません
＝「あいにく席をはずしております」
・他の人でもいいですか
＝「代わりの者でもよろしいでしょうか」
・私でよければ聞きますが
＝「わたくしで差し支えなければ、お伺いいたしますが」
・用件を聞きます
＝「用件を伺います」または「用件を承ります」
・言っておきます
＝「伝えておきます」または「申し伝えます」
