電話で話すときは、自分の表情や態度、動作が相手に見えないだけに、意思を十分に伝えられるかどうかは、言葉づかいと声の調子にかかってきます。
電話をかけるときも、受けるときも、感じのよい明るい声で、はきはきと話したいですね。
電話のかけ方
・かける前に話すことを整理しよう。
メモをしてから話すようにすると、いい忘れと言った失敗がなくなります。
電話をかけた目的は何か、明確に相手に伝えられるようにしたいですね。
メモの基本は5W1Hです。
Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）
かける時間帯に注意
急ぎの用件でないかぎり、早朝や深夜、食事時間帯は避けます。
もしこれらの時間帯にかけなければならないときは、ひと言断りを述べて相手の状況を尋ねます。
「お忙しいところ、恐れ入ります。いまお話してもよろしいでしょうか？」
「朝早くから申し訳ありません」
「夜遅くに申し訳ありません」
「長引きそうですが、お時間はよろしいですか？」
電話の切り方
かけたほうが先に切るのが原則ですが、相手が目上の場合は、自分がかけたときでも相手が切手から受話器を置きます。
フックを指で押して、静かに受話器を置きます。
電話の受け方
「もしもし」とは言わない
「もしもし」は呼びかけの言葉で「申す申す」が語源です。
なので受ける側は使わないものです。
受話器をとったら「○○でございます」とはっきり名乗ります。
メモと筆記用具
かならず電話のそばに置いておきます。
相手を待たせることはできるだけ避けましょう。
受話器は静かに
電話はかけたほうから切るのが原則ですが、相手が目上なら先に切ってもらいます。
お互いに先に切ることを譲り合っている場合は、あいさつしてから２秒後ぐらいに受話器を静かに置けば、失礼ではありません。
こんなときは
相手が名乗らないとき → 「失礼ですがどちらさまですか？」
かかってきた電話のついでに、自分の用件を話したいとき → 「いただいたお電話で恐縮ですが」
電話の声が小さくて聞こえにくいとき → 「恐れ入りますが、少しお電話が遠いようですが」
間違い電話がかかってきたとき → 「何番へおかけですか？」
相手を待たせるようなとき → 「すぐこちらからかけ直しします」
